Dicas para uma reunião...

As 3 Leis da Reunião Produtiva
Rodrigo Cardoso

 

 

 

Quantas vezes você já participou de reuniões intermináveis, prolixas, totalmente ineficazes?
E o pior, existem organizações que fazem reunião para tudo, a qualquer momento, sem nenhum planejamento, pois não existe liderança definida, todos participam das mínimas decisões. Isso torna a empresa improdutiva.
Os colaboradores precisam ter talento. Precisam estar no cargo certo. Precisam de autonomia para mostrar suas competências através de suas performances.
Em alguns casos a reunião é inevitável. Muitas vezes absolutamente necessária. Algumas reuniões são feitas periodicamente. Apenas alerto ao fato de não exagerar na dose.

Isso me lembra uma metáfora em que o diretor convocou uma reunião para discutir o incêndio que acabara de começar?

O gerente pergunta:

 - Chefe, devemos chamar o bombeiro ou buscar um balde de água? O que o senhor acha?

O diretor responde:

- Preciso ter todos os dados para tomar uma decisão, qual a dimensão do Incêndio? Quanto de água vai gastar?

Essa discussão não vai a lugar algum. O fogo já está se espalhando. Alguém tem que agir.

 

Portanto, para que sua reunião seja absolutamente produtiva ela deve seguir algumas Leis:

 Primeira Lei: Ter objetivo definido.

 

Faz-se necessário a clareza de objetivos de cada tópico a ser discutido. O que se deseja na reunião. O que se espera como resultado, quanto tempo se tem disponível para cada tópico.

 Dica: "Faça uma pauta clara, escrita e com tempo pré-determinado para cada assunto e distribua, divulgue para os participantes".

 Segunda Lei: Priorizar tarefas.

 

O líder deve deixar claro, quanto tempo tem disponível para discutir cada assunto. Deve priorizar as tarefas importantes de acordo com o conceito da Tríade do Tempo, de Christian Barbosa, o maior especialista em gerenciamento de tempo no Brasil.

 Dica: "Enumere os assuntos por ordem de importância".

 

Terceira Lei: Delegar e Cobrar.

Avalie quais talentos devem participar da reunião. Convoque a equipe. Certifique-se de que as competências necessárias estão participando. Delegue responsabilidade quando possível.
Lembre-se de cobrar os resultados na próxima reunião ou no término do prazo de cada tarefa.

 

Dica: "Registre os assuntos discutidos e tenha certeza de finalizar a reunião com metas a serem cumpridas, com prazos definidos e responsabilidades assumidas".

 Utilize as Três Leis para uma reunião eficaz e experimente por si só o aumento da produtividade e a melhoria nos resultados.

 

Sucesso.

 

Rodrigo Cardoso.
www.rodrigocarodoso.com.br

 

Reunião Produtiva é iniciada com Convocação Eficaz
Christian Barbosa

 

 

 

O problema típico que costumo encontrar nas reuniões corporativas é a falha na convocação. Quando a coisa começa errado é bem provável que termine errado, não é verdade?
Atualmente boa parte das reuniões em seu ambiente de trabalho, são convocadas a partir do e-mail ou de seu sistema automatizado de agendamento (como o Microsoft Outlook, Notes, Neotriad).  Quando você recebe um convite para participar de uma reunião, ele em geral vem como os exemplos abaixo:

 

"Reunião Gerencial – 2º andar – 11:00 – 12:30" ; "Reuniões de vendas do 1º semestre" ; "Reunião com José Carlos – 15hs" ; "Apresentação de novo produto de TI – Fornecedor X – 14:00 – 15:00" ; "Reunião de Treinamento de Vendas – 08:00 – 12:00 – sala Topázio" ; etc
Quem nunca recebeu uma convocação como os exemplos acima que atire a primeira pedra! Já virou um padrão convocar "rapidinho"! Estamos tão apressados com a rotina diária que não paramos para pensar que convocar reuniões da forma correta é ganhar tempo na condução.  Sem uma convocação decente as pessoas não conseguem se preparar adequadamente, não conseguem se planejar ou saber de que forma podem contribuir, não sabem se realmente a sua participação fará alguma diferença.
Veja os passos essenciais para convocar da maneira certa:

 

1 – Se você é planejado, você convoca com tempo!

 

Reuniões em cima da hora mostram uma enorme falta de planejamento pessoal. Raramente as reuniões são para ontem. As que são, devem ser exceção no ambiente de trabalho, não a rotina. Você precisa dar tempo para as pessoas se planejarem e se prepararem. Para reuniões longas e complexas, sempre convoque com antecedência mínima de 2 dias. Para reuniões mais simples, 1 dia é suficiente.

 

2 – Qual o objetivo da reunião?

 

Depois que você colocar o assunto da reunião no e-mail, gaste mais 3 minutos para responder a pergunta: "Qual o objetivo específico e que deve ser alcançado com esta reunião?" Escreva esse objetivo no corpo do e-mail. Isso fará com que as pessoas possam entender o que será discutido e se prepararem adequadamente.

 

3 – Crie os tópicos da reunião

 

Depois que o objetivo foi descoberto, liste quais tópicos serão discutidos para se alcançar a finalidade proposta. Coloque o tempo previsto para discussão de cada item, isso dará para você uma visão mais realista da duração da reunião e também será um roteiro para a condução da reunião.

 

4 – Reserve sala e material com antecedência

 

Pode parecer óbvio, mas muitas pessoas começam correr atrás de salas de reuniões ou de projetores quando a reunião está a poucos minutos do início. Isso faz com que a reunião atrase e pior, com que as pessoas percam a credibilidade no processo.

 

5 – Quem realmente deve participar desta reunião?

 

Quando o objetivo e os tópicos são definidos, fica muito mais óbvio e claro saber quem poderá ou não agregar valor à reunião. Quanto menos participantes, melhor! Mais foco e menos conversa!  Ao enviar a convocação, pense apenas em quem realmente trará algum tipo de contribuição. Você pode até no final da convocação pedir que as pessoas que não poderão agregar para atingir o objetivo, que se manifestem APENAS para você via e-mail.

 

6 – Limite-se no envio de e-mails

 

Deixe claro para as pessoas que qualquer tipo de comunicação por e-mail que não for de interesse do grupo (tipo confirmações, dúvidas, piadas, etc) devem ser enviadas APENAS para você e não com cópia para todos. Isso racionaliza o uso do e-mail e salva seu tempo!

 

Comece bem a sua próxima reunião: Convoque da forma correta e veja a mudança de hábito que isso provocará no seu time. Aos poucos, as pessoas que convocarem corretamente, "contaminarão" o time com esse hábito produtivo.

 

Reunião produtiva é viver seu tempo com sabedoria

 

 

Estratégias para uma Reunião Eficaz
Tom Terez

 

 

Eu tenho grandes planos para esta coluna. Eu estaria escrevendo sobre um excitante, encantador e energizante assunto. Mas alguma coisa aconteceu que mudou isso – alguma coisa que me faz ter um prazer tão grande como uma cirurgia abdominal: Eu fui participar de uma reunião.

Mais especificamente: Eu fui aprisionado em uma reunião. Nas dolorosas últimas duas horas, durante as quais  eu me tornei convencido de que as leis da física foram de alguma maneira  quebradas e causaram uma parada no tempo. Eu achei aquela reunião horrível.

Milhões de pessoas são da mesma forma trancadas em reuniões que são ladrões de tempo a cada dia de trabalho. De acordo com uma pesquisa recente realizada pela BetterWorkplaceNow, as pessoas gastam uma média de 9 horas por semana em reuniões. O que dá aproximadamente 500 horas por ano – e quem saberá quantas aspirinas.

Enquanto as reuniões não são o assunto mais excitante, elas são importantes porque elas preenchem boa parte do seu tempo. Mesmo que algumas melhorias aqui ou ali possam traduzir em reuniões melhores, mais rápidas e com menos dores de cabeça.

Minha recente experiência de 2 horas teve as armadilhas típicas de uma reunião: uma caixa de Donuts, café, uma bela mesa de conferência, conversa fiada sobre nada em particular. Eu era como um visitante para compartilhar alguns pensamentos sobre grupos de focalização com funcionários, mas ela se tornou mais uma reunião que foi preenchida com outros itens fora da agenda.

Estou enviando nesta coluna algumas estratégias. Primeiro, conduza uma verificação de realidade sobre o que está acontecendo em suas reuniões. O que está funcionando, o que não está e por que? Então faça alguma coisa sobre isso.  Aqui estão 7 idéias prontas para uso, em caso de necessidade:

Se você não tem um propósito claro sobre a reunião, não faça a reunião. É impressionante quantas reuniões são feitas porque sempre foram feitas. Os grandes réus são aqueles "algum dia, algum tempo" que as pessoas "entalham" em seus calendários. Para cada reunião, tente vir com um declaração convincente que descreva o propósito da reunião e identifique no mínimo 1 resultado esperado. Se nada que vale a pena, vir à tona, a mesma coisa acontecerá na reunião.

Faça uma pauta com seriedade, mas não muito seriamente. Existem vezes quando desvios de rumo são benéficos e certas questões que devem ser priorizadas. É um julgamento que deve ser feito toda vez, mas algumas vezes a pauta pode ser jogada pela janela.

Não use reuniões para tomar decisões que já foram tomadas. Vamos encarar os fatos, alguns gerentes convocam pessoas e tentam fingir uma decisão de grupo, quando ela já foi previamente decidida (Claro que você nunca viu isso!). As pessoas vêm equipadas com poderosos indicadores para manipular o grupo. Se você simplesmente quer informar alguma coisa, salve tempo de todos e use um memorando interno ou e-mail para fazer isso.

 

Reconheça o poder do diálogo, e construa ele nas suas reuniões. Quando seis pessoas estão em volta de uma mesa, é como ter seis supercomputadores prontos para ação. De fato, as pessoas são bem melhores computadores porque elas têm corações. No caso de "conduzir" a reunião, "facilite" a sessão. No lugar de fazer afirmações, faça perguntas. No lugar de fazer objeções, faça mais perguntas.

Observe você mesmo. Eu estou falando demais? (Com cinco pessoas na reunião, você precisa de um excelente motivo para falar mais de 20% do tempo). Você está evitando participar? (Se sim, não reclame depois das suas idéias nunca serem ouvidas). Você está ouvindo para entender ou está apenas coletando informação suficiente para criar um contraponto? O que você diria sobre você se você estivesse sentado do outro lado da mesa na sua frente? Se você não pode ser objetivo ou honesto com essas questões, pergunte para um amigo que está na mesma reunião.

 

Amarre cada reunião com uma avaliação do grupo. Chame o grupo para si e faça um feedback do que aconteceu na reunião. O que poderia ter sido melhor, o que pode ser feito diferente na próxima reunião. Comprometa as pessoas em melhorias práticas nos próximos encontros.

 Anote com inteligência. Uma reunião de uma hora de duração deve preencher uma ou duas páginas de anotações no máximo, essas devem ser circuladas aos participantes em até 2 dias depois da reunião. Use essas anotações para acompanhar e divulgar os principais pontos da discussão, decisões e acordos.